[P8-NCC] Manajemen Basis Data dengan Microsoft Access

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Hello guys kembali lagi di blog Mrtd404 😻😻. Setelah lama engga memposting dikarenakan UTS, akhrinya adminnya bisa kembali memposting nih. Kali ini saya akan memposting sebuah artikel berjudul "Manajemen Basis Data dengan Microsoft Access". Wah apaan tuh? udh penasaran kan? kuy langsung kita bahas. Check this out!!!

A. Penjelasan Microsoft Access

Microsoft Acces merupakan salah satu bagian dari paket Microsoft Office yang merupakan produk dari Microsoft. Jadi, jika kalian mempunyai 1 paket Microsoft Office otomatis kalian mempunyai Microsft Access. Microsft Access merupakan salah satu aplikasi database management system yang berfungsi untuk mengolah basis data relational (Relational Database). Apa sih basis data relational itu? Basis data relational adalah sekumpulan informasi/data yang memiliki keterkaitan satu dengan yang lain.

Tampilan awal Ms.Access 2016

Pada Microsoft Access informasi disimpan dalam sebuah file database yang terdiri dari beberapa objek seperti table, query, report, form, macro, modules, dan pages.

B. Membuat Database Baru

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya pada Ms.Access informasi disimplan dalam sebuah file yang disebut database atau basis data. Bagaimana cara membuat database baru? Simak urutan tata cara dibawah ini ya guys.

• Buka aplikasi Microsoft Access
• Klik New di bagian kiri
• Pilih Blank database

• Setelah itu, akan muncul pop up untuk memberi nama file, isi nama file sesuai yang kalian inginkan. Lalu, klik Create

C. Membuat Tabel Baru

Jika sudah membuat database, selanjutnya kita akan membuat tabel. Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Ilustrasinya adalah sebagai berikut.

Ilustrasi Tabel pada Ms.Access

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

Ada 3 cara untuk membuat tabel, yaitu create table in design view, create table by using wizard, create table by entering data. Saya akan menjelaskan cara membuat tabel dengan metode create table in design view.

• Klik Create pada menu di bagian atas. Lalu, pilih Table.

• Untuk melakukan design dan pengaturan konten pada tabel yang telah dibuat, klik kanan pada tabel. Lalu, pilih design view dan ketik nama tabel yang kalian inginkan.

• Selanjutnya kalian bisa mengetik nama field sesuai dengan yang kalian inginkan dan tipe datanya.

         Terdapat beberapa tipe data yang ada di Ms.Access antara lain:

1. Text: Merupakan tipe data yang sering digunakan (Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimumnya 255.
2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik. 
3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter. 
4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter. 
5. Currency:Sering digunakan untuk nilai mata uang.
6. AutoNumber: Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.
7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off.
8. OLE Object: Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya. 
9. Hyperlink: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text. Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10. Lookup Wizard: Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box. 

• Field Properties, digunakan untuk melakukan pengaturan pada item dalam tabel seperti ukuran field dan lain-lain.

• Setiap kali kalian mengedit sebuah tabel jangan lupa untuk menyimpannya dengan cara klik tabel sebanyak 2 kali. Lalu,akan ada pop up pilih Yes untuk menge-save.

D. Primary dan Foreign Key

Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak.

Primary key merupakan suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Contoh Primary dan Foreign key

Pada gambar di atas terdapat relationship antara tabel Departemen dan Mahasiswa. Masing-masing memiliki primary key.

NRP merupakan primary key pada tabel Mahasiswa sedangkan id_departemen merupakan primary key pada tabel Departemen  dan foreign key pada tabel Mahasiwa.

Secara default primary key ada pada tabel baris 1 kolom 1. Kita dapat mengubahnya dengan memilih atribut yang ingin dijadikan primary key, lalu klik Primary Key di bagian atas. 

Contoh saya akan menjadikan atribut Nama sebagai primary key.

Hasilnya akan seperti ini:

E. Membuat Relationship Antar Tabel

Relationship merupakan fiktur Ms.Access  yang menghubungkan dua atau lebih tabel yang berbeda sehingga dapat hubungan saling terkaitan. Penggunaan Primary Key merupakan salah satu syarat , agar relationship dapat digunakan. Bagaimana caranya? kuy simak caranya dibawah.

• Klik Database Tools yang ada di menu atas
• Pilih relationships

• Klik Show Table, lalu akan muncul window. Pilih table yg ingin dimunculkan, kemudia klik 2 kali atau pilih add

• Untuk membuat relasi antar tabel, klik Edit Relationships. Lalu, klik Create New. Pilih tabel yg ingin dihubungkan, klik OK. (Saya akan memberi contoh membuat relasi antara tabel mahasiswa dan departemen)

• Contoh Hasil Tabel Relationships yang sudah jadi seperti gambar di  bawah ini

F. Membuat Form Pengisian

Form adalah suatu interface / tatap muka yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh Ms. Access adalah Form. 

Cara membuat form ada 2 yaitu: 

1. Create form in design view 

2. Create form by using wizard

Saya akan menjelaskan membuat form dengan cara Create form by using wizard, simak baik-baik guys.

• Pilih tabel yang diinginkan
• klik Create di menu atas, klik Form wizard
• Pilih atribut yang akan ditampilkan
• Pilih bentuk form yang diinginkan (Columns/Tabular/Datasheet/Justified)
• Klik Finish

Hasil formnya akan seperti berikut

Dari form itu dapat dilakukan penambahan, edit, dan penambahan data. Lakukan hal yang sama ke semua tabel yang kalian buat guys.

G. Membuat Report

Laporan adalah hasil dari proses input data yang telah dilakukan yang berupa informasi yang mudah dimengerti oleh orang lain, biasanya laporan nantinya dicetak dalam bentuk print out (lembaran kertas). Wah gimana tuh cara bikinnya? cek di bawah yah guys saya bakal jelasin.

• Pilih tabel yang diinginkan
• klik Create di menu atas, klik Report wizard
• Pilih atribut yang akan ditampilkan, klik Next
• Pilih atribut untuk menambahkan tingkatan grup (Optional), klik Next
• Pilih bentuk form yang diinginkan (Layout & Orientation)
• Klik Finish

Contoh hasil report akan seperti berikut

H. Membuat Query

Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matematik ( *, /, +, - dll ). Fungsi dari query adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki.

Cara membuat query ada 2 yaitu: 

1. Create query by design view

   Interface yang disediakan oleh Ms.Access untuk melakukan query secara cepat dan mudah

2. Create query by using wizard.

   Hasil tampilan data dari perintah query sesuai definisi dari design view atau sql view

Saya akan menjelaskan dengan cara Create query by design view atau sql view. Check this out!!

• Klik create yang ada di menu atas. Lalu, pilih Query design
• Klik SQL View
• Maka akan tertampil area penulisan SQL Query. Tulis SQL Query yang kalian inginkan, kemudia klik RUN

Contoh beberapa penulisan Query SQL:

• Query: Tampilkan semua kolom yang ada pada tabel mahasiswa

        SELECT * FROM Mahasiswa;

       Hasilnya akan seperti ini

• Query: Tampilkan nrp dan id_departemen dari tabel Mahasiswa

         SELECT nrp, id_departemen FROM Mahasiswa;

        Hasilnya akan seperti ini

\

Sekian artikel dari saya tentang Manajemen Basis Data dengan Microsoft Access. Mohon maaf jika masih ada kekurangan dalam penulisan. Semoga bermanfaat yahh guys. Terimakasih telah mengunjungi Blog Mrtd404 ☺☺😅